Regulamin

 

REGULAMIN PROWADZENIA SZKOLEŃ

w ramach projektu Życzliwy Urzędnik – Kompetentny Urząd

 

§ 1

Przepisy ogólne

 

Regulamin określa zasady rekrutacji na szkolenia realizowane w ramach projektu: Życzliwy Urzędnik – Kompetentny Urząd, zasady przyjmowania zgłoszeń, procedury kwalifikowania uczestników do udziału w projekcie, warunki organizacji szkoleń oraz warunki ukończenia szkolenia i otrzymania certyfikatu – zaświadczenia.

 

Realizatorem projektu Życzliwy Urzędnik – Kompetentny Urząd jest Fundacja Uwolnienie z siedzibą w Łodzi przy ul. Inowrocławskiej 5a, 91-020 Łódź, www.uwolnienie.pl

Biuro projektu Życzliwy Urzędnik – Kompetentny Urząd mieści się w Łodzi przy ul. Więckowskiego 29 lok. 5, 90-727 Łódź.

 

Projekt współfinansowany jest przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach działania 5.2: Wzmocnienie potencjału administracji samorządowej. Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, Poddziałanie 5.2.1: Modernizacja zarządzania w administracji samorządowej.

 

Ilekroć w Regulaminie jest mowa o:

Projekcie – należy przez to rozumieć projekt Życzliwy Urzędnik – Kompetentny Urząd realizowany w ramach umowy podpisanej pomiędzy Fundacją Uwolnienie z siedzibą w Łodzi a Ministerstwem Spraw Wewnętrznych i Administracji w Warszawie, będącej instytucją pośredniczącą 2 stopnia, o dofinansowanie realizacji projektu w ramach działania 5.2 Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. Poddziałanie 5.2.1: Modernizacja zarządzania w administracji samorządowej.

Regulaminie – należy przez to rozumieć Regulamin prowadzenia szkoleń w ramach projektu Życzliwy Urzędnik – Kompetentny Urząd

Beneficjencie ostatecznym - należy przez to rozumieć osoby bezpośrednio korzystające z udzielanego wsparcia, czyli uczestnicy szkoleń.

Godzinie szkoleniowej – 45 minut zajęć

 

§ 2

Cele projektu i postanowienia programowo – organizacyjne

 

Celem projektu jest zwiększenie sprawności wykonywania zadań przez pracowników Urzędów Gmin poprzez podnoszenie ich umiejętności w zakresie komunikacji, organizacji pracy oraz radzenia sobie z wypaleniem zawodowym.

Cele szczegółowe to:

• Podniesienie umiejętności uczestników szkoleń w radzeniu sobie z codziennym obciążeniem pracą poprzez prawidłowe rozpoznawanie objawów wypalenia zawodowego

• Nauka sposobów radzenia sobie z symptomami wypalenia, długotrwałego stresu

• Poprawa umiejętności komunikacyjnych uczestników szkoleń w szczególności w odniesieniu do radzenia sobie z „trudnym” klientem

• Poprawa umiejętności organizacyjnych uczestników szkoleń poprzez naukę skutecznego zarządzania czasem

Proponowane szkolenia mają również cel pośredni, jakim jest poprawa jakości obsługi klienta w urzędzie, poprzez szybsze i staranniejsze załatwianie spraw.

 

Projekt jest skierowany do pracowników Urzędów Gmin z terenu całego kraju, w tym 80% uczestników to pracownicy urzędów gmin wiejskich i wiejsko-miejskich. Szkoleniami w ramach projektu obejmiemy 600 osób. W szkoleniu mogą uczestniczyć maksymalnie 3 osoby z jednej instytucji.

 

Założenia organizacyjne:

Czas trwania projektu – od 1 grudzień 2008 do 31 październik 2009,

Ilość godzin szkoleniowych dla każdej grupy - 18

Ilość dni szkoleniowych dla każdej grupy – 3

Ilość dni szkoleniowych dla każdego z tematów – 1

Ilość tematów szkoleniowych na jedno szkolenie – 3

Ilość uczestników grupy szkoleniowej – 12,

Ilość grup szkoleniowych – 50,

Łączna ilość osób szkolonych - 600,

 

Szczegółowy program procesu szkolenia stanowi załącznik nr 1 do niniejszego Regulaminu. Dokument ten jest dostępny na stronie internetowej projektu http://www.uwolnienie.pl/go.php/pl/projektyzakonczone/zyczliwyurzednik/zyczliwyurzednik.html oraz w Biurze Projektu w Łodzi przy ul. Więckowskiego 29 lok.5, 90-727 Łódź. Na stronie jest również umieszczony harmonogram najbliższych szkoleń.

 

 

§ 3

Proces rekrutacji

 

Proces rekrutacji będzie się odbywał się w sposób ciągły aż do zrekrutowania wszystkich grup szkoleniowych. Następne zgłoszenia będą umieszczane na listach rezerwowych.

 

W ramach jednego terminu, w szkoleniu może uczestniczyć 12 osób.

Warunkiem zapisania się na szkolenie jest wypełnienie i przesłanie faxem (042 209 33 06) lub mailem (zyczliwyurzednik@uwolnienie.pl) wypełnionej karty zgłoszenia. Ze względu na awaryjność Poczty Polskiej nie przyjmujemy zgłoszeń drogą pocztową.

 

Po otrzymaniu przez nas wypełnionej karty zgłoszenia, wysyłamy uczestnikowi informację zwrotną o zakwalifikowaniu na szkolenie (lub propozycję innego terminu szkoleń, jeśli na dany będzie zgłoszony komplet osób), harmonogram pobytu oraz mapkę dojazdu w ciągu 7 dni od daty otrzymania dokumentów.

 

Warunkiem wzięcia udziału w szkoleniu jest dostarczenie na szkolenie wypełnionych i podpisanych dokumentów:

1. Deklaracji uczestnictwa w Projekcie.

2. Karty rejestracji beneficjenta w Projekcie.

3. Oświadczenie o przetwarzaniu danych osobowych.

 

Dokumenty te są dołączone do pisma zapraszającego do udziału w Projekcie, ich wersje do ściągnięcia znajdują się również na stronie internetowej projektu http://www.uwolnienie.pl/go.php/pl/projektyzakonczone/zyczliwyurzednik/dokumentydopobrania.html. Dokumenty te gromadzi Realizator poprzez trenerów wyposażonych w listę weryfikującą dokumentację dla każdego Beneficjenta Ostatecznego. Nie otrzymanie przez Realizatora tych dokumentów skutkuje nie wydaniem certyfikatu kończącego szkolenie, do momentu otrzymania wypełnionego kompletu dokumentów. Nie dosłanie dokumentów w ciągu 7 dni od zakończenia szkolenia będzie traktowane jako niechęć do udziału w szkoleniach w ramach projektu – instytucja kierująca osobę na szkolenie zostanie obciążona kosztami szkolenia.

 

Rekrutacja zostanie przeprowadzona zgodnie z założeniami równych szans.

 

Weryfikacji formalnej otrzymanych zgłoszeń dokonuje się na podstawie n/w kryteriów:

• kolejność zgłoszeń,

• lokalizacja Urzędu Gminy (80% gmin wiejskich i wiejsko-miejskich).

 

Na wszelkie pytania związane z realizacją projektu odpowiadają pracownicy Biura Projektu pod nr tel. 042 630 36 07 od poniedziałku od piątku w godz. 10-13.

 

Osoby zakwalifikowane do udziału w Projekcie, mają prawo do rezygnacji z uczestnictwa w szkoleniach, po przesłaniu pisemnego oświadczenia o rezygnacji, zawierającego datę i miejsce, dane instytucji kierującej na szkolenie, dane osoby kierowanej, powód rezygnacji z udziału w projekcie oraz podpis przełożonego.

 

 

§4

Warunki prowadzenia szkoleń w ramach projektu

 

W ramach projektu zostaną przeprowadzone szkolenia typu ogólnego dla 50 grup szkoleniowych w krótkich formach szkoleniowych. W ramach projektu zostaną przeprowadzone zajęcia z następujących modułów:

• zarządzanie czasem – analiza organizacji czasu, „pożeracze czasu”, ustalanie priorytetów, wyznaczanie celów, planowanie

• profilaktyka wypalenia zawodowego – diagnoza poczucia zadowolenia i sukcesu, relacje z innymi i ich wpływ na życie zawodowe, radzenie sobie z konfliktami personalnymi, kroki do sukcesu

• trening umiejętności komunikacyjnych – techniki komunikacyjne pozwalające skutecznie radzić sobie z klientem roszczeniowym oraz z klientem z „syndromem ofiary”

 

Szkolenia będą odbywać się przynajmniej częściowo w godzinach pracy Beneficjentów Ostatecznych, dlatego jednym z warunków uczestnictwa jest wypełnienie i podpisanie Oświadczenia wymienionego w pkt. 4 §3.

 

Szkolenia będą odbywać się w min. 4 różnych lokalizacjach na terenie kraju - szkolenia odbywają się w formie wyjazdowej, co pozwala na szybszą integrację grupy i szybsze przyswajanie nowych umiejętności w oderwaniu od codziennych problemów zawodowych.

 

Realizator projektu zapewnia zaplecze lokalowe, techniczne i kadrowe, niezbędne do realizacji projektu poprzez rezerwację miejsc noclegowych, sal szkoleniowych, posiłków oraz poprzez zatrudnienie trenerów. Dojazd uczestników nie jest pokrywany przez organizatora.

 

Wszyscy uczestnicy otrzymują komplet materiałów promocyjnych i szkoleniowych. Każde szkolenie prowadzi dwóch trenerów, korzystając z metod warsztatowych. Uczestnicy mają zapewnione posiłki i noclegi.

 

Osoby zakwalifikowane na szkolenia, którym ustalony przez Realizatora projektu termin szkolenia nie będzie odpowiadał, mają możliwości przepisania się do innej grupy tylko za zgodą Realizatora, jeżeli będą wolne miejsca na szkoleniach w innych terminach.

 

Osoby, które nie zostały zakwalifikowane na szkolenia, zostaną wpisane na listę rezerwową. W przypadku rezygnacji ze szkoleń osoby zakwalifikowanej we wcześniejszym terminie, osoby z listy rezerwowej mają prawo wstąpić w miejsce osób rezygnujących, według kolejności, w jakiej znajdują się na liście rezerwowej.

 

Udział w każdym module szkoleniowym podczas trzydniowych zajęć jest obowiązkowy. Beneficjent Ostateczny potwierdza każdorazowo swoją obecność własnoręcznym podpisem na liście obecności i punktualnie stawia się na zajęcia wg otrzymanego harmonogramu.

 

Beneficjent Ostateczny jest zobowiązany do odbioru materiałów promocyjnych i szkoleniowych, co potwierdza własnoręcznym podpisem na liście odbioru materiałów promocyjnych i szkoleniowych.

 

Beneficjent Ostateczny jest zobowiązany do wypełnienia ankiety ewaluacyjnej po każdym dniu szkolenia.

 

Dopełnienie wszystkich zobowiązań związanych z udziałem w szkoleniach przez Beneficjentów Ostatecznych oraz aktywny udział w szkoleniach są podstawą otrzymania certyfikatu-zaświadczenia o ukończeniu szkolenia. Fakt otrzymania certyfikatu- zaświadczenia Beneficjent Ostateczny potwierdza własnoręcznym podpisem na liście odbioru zaświadczeń.

 

Trenerzy pracujący w ramach projektu zobowiązani są do rzetelnego realizowania szkoleń wg szczegółowego programu procesu szkolenia oraz harmonogramu prowadzenia szkoleń stanowiących załącznik nr1 do niniejszego regulaminu.

 

Trenerzy zobowiązani są do wypełnienia list sprawdzających kompletność dokumentów dla poszczególnych uczestników w poszczególnych grupach szkoleniowych. Dokumenty te zostały wymienione w §3 niniejszego Regulaminu.

 

 

Trenerzy zobowiązani są do wypełnienia kart obserwacji uczestników szkoleń, oddzielnie dla każdej grupy szkoleniowej i każdego modułu szkoleniowego. Karty te są elementem ewaluacji projektu.

 

§5

Postanowienia końcowe

 

W sprawach nieuregulowanych niniejszym regulaminem decyzje podejmuje Realizator projektu reprezentowany przez koordynatora Projektu.

 

Wszelkie zmiany niniejszego regulaminu wymagają formy pisemnej.

 

Regulamin obowiązuje w całym okresie realizacji projektu Życzliwy Urzędnik – Kompetentny Urząd tj. od 01.12.2008 - 31.11.2009.

Załącznik nr 1.

Szczegółowy program procesu szkolenia

 

EFEKTYWNE ZARZĄDZANIE CZASEM I ORGANIZACJA PRACY WŁASNEJ

 

1. Czy można zarządzać czasem? - zasady planowania czasu pracy

2. Zadania pilne i ważne - ustalanie właściwej hierarchii priorytetów

3. Analiza czynników utrudniających dotrzymywanie terminów - „pułapki czasowe”

4. Reguła PPP: Predyspozycje – Przyzwyczajenia – Preferencje

5. Reguły dotyczące realizacji i organizacji czasu pracy

6. Krótkoterminowe i długoterminowe plany działania oraz konsekwencja w ich realizacji

7. Znaczenie efektywnej komunikacji w osiąganiu celu

8. Skuteczne delegowanie zadań

9. Kontrola realizacji zadań i wyników prac

 

 

PRACA Z TRUDNYM KLIENTEM

 

1. Programowanie Neurolingwistyczne

   1. Wywieranie pożądanego wpływu na osobę uzależnioną

   2. Niekonwencjonalny sposób pracy z agresją

   3. Motywowanie do zmian

2. Negocjacje

   1. Negocjacje z klientem uzależnionym od alkoholu, agresywnym, roszczeniowym

   2. Negocjacje z grupą

   3. Rozwiązywanie konfliktów

3. Asertywność

   1. Ćwiczenie zachowań asertywnych w kontakcie z klientem agresywnym i roszczeniowym

   2. Mapa zachowań asertywnych

 

 

Z ENERGIĄ W PRACY – profilaktyka wypalenia zawodowego.

 

1. Relacje budujące sukces – nauka, jak szybko zdiagnozować osobę w kryzysie życiowym posługując się metodą soulworku Martyna Carruthers’a i ustawień Berta Hellingera. Bardzo skuteczna technika diagnostyczna umożliwiająca rozpoznanie prawidłowego usytuowania energetycznych powiązań z ludźmi. Odpowiednia interwencja pozwala w bardzo szybki sposób dokonać przestawień stymulujących zadowolenie i sukces.

2. Konflikty personalne - pierwotne uwarunkowania i zrozumienie dynamiki. Mapa relacji w miejscu pracy i jej powiązania z wcześniejszymi relacjami w rodzinie. Każdy z nas posiada własną matrycę relacji, z których jedne sprzyjają naszemu rozwojowi, a inne go blokują. Nałożenie mapy rodziny pierwotnej na mapę relacji z miejsca pracy pozwala zrozumieć istotę problemów i świadomie im zapobiegać. Można również dokonać znacznych zmian na tym polu, aby konfliktów z poprzednich miejsc zatrudnienia nie przenosić do następnych.

3. Kroki do sukcesu – ukryte blokady i pułapki skrywane w naszej podświadomości. Technika pozwalająca szybko zdiagnozować podświadome blokady na drodze do sukcesu i znaleźć rozwiązania.

4. Prawidłowe wytyczanie celów – unikanie podświadomych pułapek. Nasze sukcesy w dużej mierze zależą od tego jak formułujemy cele. Może się okazać, że nieprawidłowo sformułowany cel przekreśla na starcie cały ogrom naszej pracy i odbiera szansę na powodzenie przedsięwzięcia.